Uitstel is niet altijd afstel

Uitstelgedrag, de neiging om taken te verdagen, is geen eigenschap waar we graag mee uitpakken. Maar als zaakvoerder kan het geen kwaad om af en toe zaken op de lange baan te schuiven. Meer zelfs, het hoort bij gezond ondernemen.

Voor de ene is het een vervelend telefoontje naar een boze klant, voor de ander noodzakelijke administratie of een strategisch vraagstuk dat zich opdringt: elke zaakvoerder heeft taken die hij of zij liever uitstelt tot het echt niet anders kan.

Met dat uitstelgedrag, ook al zijn we er allemaal in meer of mindere mate aan schuldig, lopen we liever niet te koop. We associëren het met een gebrek aan daadkracht of organisatietalent. ‘Uitstelgedrag is de dief van je kostbaarste bezit: tijd’, klinkt het steevast streng in teksten door en voor ondernemers. Als het zo slecht is, waarom doen we het dan? En is het echt zo’n kwalijke gewoonte?

Dromer vs. perfectionist

Het ene uitstelgedrag is het andere niet. Zo talmen perfectionisten vaak met bepaalde opdrachten – een marketingcampagne lanceren, een offerte doorsturen naar een belangrijke klant – omdat ze er zeker van willen zijn dat elk (klein) detail klopt.

Dromers worstelen dan weer met het concreet maken van hun plannen. Ze weten perfect hoe hun bedrijf eruit zal zien over 10 jaar, maar vinden het een pak moeilijker om te bepalen hoe ze daar vandaag nog de eerste steen voor kunnen leggen.

Piekeraars verdagen taken uit angst. Een telefoontje naar een boze klant of een evaluatiegesprek waarbij ze een medewerker moeten zeggen dat het werk niet goed is: het risico op kritiek of heftige emotionele reacties gaan ze liever uit de weg.

Crisismakers hebben adrenaline nodig om te presteren. Ze organiseren het personeelsfeestje op het allerlaatste moment, omdat ze een kick krijgen van de gonzende deadline. De chaoot tenslotte worstelt met organiseren. Hij of zij heeft moeite met het ordenen van taken, waardoor er soms to do’s onbedoeld van de mentale planning glijden.

Natuurlijk timemanagement

Voor je het schaamrood op de wangen krijgt bij zoveel herkenbaarheid: uitstelgedrag is niet altijd slecht, integendeel. Net zoals je een confrontatie soms beter uitstelt tot de emoties zijn bekoeld, hebben ook andere beslissingen baat bij wat tijd. Moet het magazijn opgeruimd worden? Dan is het beter om vooraf na te denken hoe je dat precies gaat doen of inspiratie te halen bij anderen, voor je er al te onbezonnen invliegt. Een gesprek over strategie of bedrijfswaarden verloopt fundamenteler en dieper als je de gedachten hierover eerst even laat rijpen.

Daarnaast is procrastineren ook simpelweg ingebouwd timemanagement. Als zaakvoerder word je soms overspoeld met taken, kleine en grote crisissen en to do’s die je aandacht opeisen. Durf vertrouwen op je buikgevoel als het gaat om prioriteiten bepalen. Je kan nu eenmaal niet alles tegelijk, of je bent de hele dag zoet met brandjes blussen. En zoals ervaren ondernemers weten: blinde paniek is zelden productief. Soms lossen problemen zichzelf op.

Jouw uitstelgedrag leert je ten slotte ook waar jouw persoonlijke competenties en energievreters liggen. De taken die je consequent uitstelt, zijn niet toevallig de zaken die je weinig energie geven of waar je minder goed in bent. Schuif je vaak bepaalde administratieve taken op de lange baan? Is het opstellen van vacatures een opgave voor jou? Heb je het gevoel dat je maar wat aanmoddert met de sociale media van jouw bedrijf? Dan weet je ook welke taken je best kan delegeren wanneer je daar de kans toe krijgt.

Duwtje in de rug

Uitstelgedrag mag dan gezond zijn, er is een grens. Wanneer je te vaak dingen op de lange baan schuift, boycot je jezelf en jouw zaak. Daar heeft dat beroemde ‘uitstelgedrag is een dief’-citaat zeker een punt.  Maar waar ligt die grens precies? En hoe bewaak je ze?

Vraag je zelf eenvoudigweg af waarom je zaken uitstelt. Heb je nog niet alle info? Maken emoties een heldere beslissing moeilijk of spelen er momenteel meer belangrijke dingen? Dan is er helemaal niets mis mee om het even te verdagen, integendeel. Speelt er angst mee of stel je zaken uit omdat ze geen instant voldoening opleveren? Heb je moeite met het bepalen van de eerste stap? Dan is uitstelgedrag minder gezond.

Weegt jouw uitstelgedrag op je prestaties of welbevinden? Zoek iemand op waarvan je weet dat die jou in beweging kan brengen. Plan vervelende taken in, zodat je er niet aan ontsnapt. Breek grote plannen op in hapklare stukken, dat verlaagt de drempel om de eerste stap te zetten. Niets mis met uitstellen, zolang je jezelf ook af en toe een duwtje in de rug durft te geven.