Delegeren is balanceren

Wil je jouw onderneming laten groeien? Dan moet je vroeg of laat taken toevertrouwen aan anderen. Klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is goed delegeren een delicate evenwichtsoefening. Hoe zit het met jouw balans?

Delegeren is niet zozeer een eigenschap van goed ondernemerschap, het is een voorwaarde. Jouw bedrijf kan enkel groeien en floreren met jouw toegevoegde waarde, of dat nu strategisch genie, netwerk of creatief vernuft is.  Maar dan moet je wel voldoende tijd hebben voor die toegevoegde waarde, en jezelf niet verliezen in de vele andere taken die komen kijken bij het runnen van een bedrijf.

Bovenstaande is geen geheim. Geen ondernemer die het ontkent. Wat je zelf doet, doe je beter? Quatsch! Toch blijft het een pijnpunt, dat uitbesteden. Niet omdat ondernemers koppig vasthouden aan taken, wel omdat delegeren meer vergt dan simpelweg taken (her)verdelen. Goed delegeren is een evenwichtsoefening, geen eenvoudige bovendien.

Stuurloos schip

Belangrijker dan de vraag waarom delegeren belangrijk is voor jouw bedrijf, is de vraag hoe je dat doet, delegeren. Hoe kan je taken uitbesteden en betrokken blijven, zonder jezelf te verliezen in controledwang?

Een bekend risico van delegeren is micromanagement. Je besteedt wel taken uit, maar gaat vervolgens niet enkel het resultaat, maar ook de uitvoering controleren. ‘Bezorg je even deze info aan de klant? Maar laat me de mail nog even nalezen voor je hem doorstuurt!’

Een teken aan de wand? De hoeveelheid aapjes op jouw rug: taken en verantwoordelijkheden van medewerkers die via een omweg terug bij jou belanden. Het geeft blijk van een bedrijfscultuur waarbij medewerkers weinig initiatief durven nemen en de nood voelen om elke stap af te toetsen bij jou.

De slinger kan ook doorslaan naar de andere kant. Je besteedt taken uit, gaat ervan uit dat medewerkers ze op dezelfde manier zullen uitvoeren als jij en kijkt er vervolgens niet meer naar om. Gevolg: je bedrijf verandert in een stuurloos schip. In rustige periodes dobbert het rustig verder, maar bij storm komt het snel in de problemen. Symptoom van zo’n dobberende onderneming is wanneer je schijnbaar plots geconfronteerd wordt met grote uitdagingen – een grote leverancier die afhaakt, klachten van grote klanten. Het feit dat ze je overvallen, wijst erop dat je niet langer de vinger aan de pols hebt.

De uitkomst van zowel micromanagement of een stuurloos schip is dezelfde: je schiet het doel voorbij. Er gaat zoveel energie naar het controleren van werknemers of het blussen van brandjes ontstaan door gebrek aan opvolging, dat je amper tijd wint met het uitbesteden van taken.

10-80-10 regel

Hoe bewandel je die dunne lijn tussen micromanagement en stuurloosheid? De beste leidraad bij die evenwichtsoefening is de 10-80-10-regel. Het principe is even helder als geniaal. Neem de tijd die je aan een bepaalde taak moet besteden. Gebruik 10 procent van die tijd om je medewerker goed op weg te helpen. Welk eindresultaat verwacht je? Wat is het uiteindelijke doel? Welke hulpmiddelen heeft de medewerker tot zijn of haar beschikking? Vervolgens is het de bedoeling dat de medewerker 80 procent van de tijd zelfstandig besteedt aan het uitvoeren van de taak. Hij of zij bepaalt zelf hoe. De overige 10 procent van de tijd spendeer je aan het controleren en bijsturen. Is het resultaat naar wens? Is hier en daar nog wat aanpassing nodig? Heb je nuttige feedback voor je medewerker?

Loop je risico op micromanagen? Sta wat minder stil bij hoe de taak wordt uitgevoerd, en wat langer bij de vraag aan wie je ze toevertrouwt. Idealiter is dat niet de persoon met de meeste tijd in jouw team, maar wel de persoon met de juiste capaciteiten. Voel je de nood om mensen bij elke stap te controleren? Dan heb je wellicht nog geen grondige kennis van hun talenten en karakters. Eenmaal je die wel hebt, zal het gemakkelijker zijn om de juiste taken toe te wijzen aan de juiste mensen en die vervolgens ook het vertrouwen geven om ze tot een goed einde te brengen.

Vergeet je weleens de resultaten op te volgen van een taak die je hebt uitbesteed? Lijst voor jezelf de drie belangrijkste KPI’s (key performance indicators) op voor jouw bedrijf. Cashflow, klanttevredenheid, nieuwe klanten, … Maak er vervolgens een gewoonte van om deze punten minstens maandelijks op te volgen. Zo hou je automatisch de vinger aan de pols.

Blinde vlek

Wie het vertrouwen vindt om taken aan andere toe te vertrouwen, heeft ook het privilege om te kijken hoe anderen die taken invullen. Je zal zien, ze doen dat vaak op zoveel efficiëntere, creatievere en intelligentere manieren dan je zelf mogelijke achtte. Het is een kans om bewust te worden van je eigen blinde vlekken. Delegeren is een voorwaarde, maar voor wie het goed onder de knie heeft, eentje met een mooie uitkomst.