Hoe zeg je dat het niét goed was?

Uitspreken dat iets niet aan jouw verwachtingen voldeed, voelt vaak als een vervelende klus. Maar opbouwend feedback geven is geen karwei, het is een fundamenteel onderdeel van goed leiderschap. En voor wie het goed doet: een cadeau voor zowel manager als werknemer.

Een rapport met hiaten, een werknemer die niet goed in de groep ligt of een tekst die helemaal niet weerspiegelt wat je had gevraagd: waarom voelt het als bedrijfsleider zo vervelend om die zaken eerlijk te melden aan de verantwoordelijke medewerker?

Het antwoord is tweevoudig: wanneer je iemand vertelt dat hij of zij iets niet goed heeft gedaan, weet je niet hoe zoiets zal vallen. Een werknemer kan er sportief of zelfs enthousiast mee aan de slag gaan, maar het risico bestaat dat hij of zij gekwetst, gedemotiveerd of zelfs defensief zal reageren. Daarbij vrezen we als bedrijfsleider ook voor onze reputatie. Je wil de sfeer niet verpesten of voortaan te boek staan als een micromanager of tiran.

Zorgzame insteek

De grote drempel voor het geven van opbouwende feedback heeft alles te maken met onze perceptie errond. Het is “kritiek” of “negatief”. In werkelijkheid is de term “negatieve” of “positieve” feedback weinig relevant, veel belangrijker is jouw insteek als bedrijfsleider en de manier waarop je feedback geeft.

Aangeven dat een resultaat niet aan jouw verwachtingen voldoet of het gesprek aangaan over het gedrag van een medewerker is geen vervelend karweitje, het is simpelweg een onderdeel van jouw job als leidinggevende. Je kan dat slecht doen, bijvoorbeeld als je feedback gebruikt als een manier om gevoelens en frustraties te ventileren, maar je kan het ook goed doen. Goed feedback geven, ongeacht of die lovend dan wel opbouwend is, heeft een zorgzame insteek. Je maakt tijd en ruimte om jouw medewerkers te begeleiden en te helpen groeien.

Goed feedback geven: hoe doe je dat?

1. Stel het niet uit. Hoe langer je wacht om het te hebben over problemen, een fout of niet ingeloste verwachtingen, hoe groter de olifant in de kamer.
2. Bereid je voor. Start je onvoorbereid aan een moeilijk feedbackgesprek, dan nemen emoties het snel over. Bedenk op voorhand: wat wil je precies bespreken? Hoe reageert jouw medewerker meestal op feedback? Hoe kun je daarop inspelen? Wat zijn de mogelijke uitkomsten en hoe wil je daar mee omgaan?
3. Wees direct. Draai niet rond de pot, zo creëer je onduidelijkheid en riskeer je dat jouw medewerker de boodschap niet begrijpt of net zenuwachtig en onzeker wordt.
4. Spreek vanuit jezelf. Zeg niet: “Je ligt niet goed in de groep, je doet geen moeite om je te integreren”. Dat is oordelend. Zo duw je een werknemer meteen in het defensief. Zeg liever: “Ik vang emoties op rond jouw onboardingsproces en maak me wat zorgen. Daar wil ik het vandaag graag met jou even over hebben.”
5. Open de dialoog. Je wilt dat medewerkers kunnen reflecteren over hun eigen werk en als bedrijfsleider heb je er belang bij om te begrijpen waarom dingen niet lopen zoals verwacht. Dan mag feedback geen éénrichtingsverkeer zijn. Stel open vragen. Hoe voel je je in de groep? Hoe gaat het met jou? Wat vond je zelf van je werk? Wat kon er volgens jou nog beter?
6. Wees concreet en feitelijk. Misschien voel je je teleurgesteld en kwaad over het werk van een teamlid, maar door (louter) die emoties te delen, help je het teamlid – en bij uitbreiding jouw bedrijf – weinig vooruit. Wat mis je precies? Over welk deel gaat het? Wat was het verwachte resultaat? Door concreet te zijn, geef je medewerkers handvaten om het beter te doen.
7. Maak afspraken. Leg jullie gesprek vast met een verslag of mailtje achteraf en maak duidelijke afspraken voor de komende tijd. Hoe gaan jullie hiermee verder? Wat neemt jouw medewerker mee? Op deze manier vermijd je dat je over een aantal weken hetzelfde gesprek opnieuw moet voeren.
8. Vraag zelf feedback. Vraag aan het einde van het gesprek, of op een later moment, hoe jouw werknemer het gesprek heeft beleefd. Was je duidelijk? Begreep hij of zij wat je wou zeggen? Weet jouw medewerker wat er van hem of haar verwacht wordt?

Lagere drempel

Door moeilijke feedbackgesprekken in te gaan met een zorgzame en coachende leidersrol, verlaag je de drempel. Daar wint iedereen bij. Eerst en vooral draagt het bij aan een groeimentaliteit in jouw bedrijf. Als leider is regelmatige en constructieve feedback de beste tool om de neuzen van jouw team in dezelfde richting te krijgen. Ook werknemers hebben baat bij een gezonde feedbackcultuur. Ze krijgen de kans om hun vaardigheden aan te scherpen, worden gestimuleerd om zich te ontwikkelen en voelen zich gezien.