Geen pottenkijkers in mijn organisatie

Elk bedrijf wordt geconfronteerd met uiteenlopende vraagstukken en uitdagingen. Vaak hebben kmo-eigenaars de neiging om hiervoor zelf de oplossing te zoeken. Al gauw gebeurt dit via een systeem van trial & error. Hoewel deze oplossing soms de juiste blijkt, is de zoektocht ernaar meestal een tijdrovende bezigheid waar veel middelen in kruipen. Dit terwijl er zoveel expertise beschikbaar is in de markt. Het tijdelijk samenwerken met een expert helpt om nieuwe kennis binnen te brengen en de onderneming op een snelle en efficiënte manier naar een volgend niveau te tillen.

Het ‘not invented here-syndroom’

De boekhouder, het sociaal secretariaat en de bankier zijn de voornaamste externe partijen die een kmo in vertrouwen neemt. Deze instanties leveren belangrijke ondersteunende diensten, maar hebben zelden de expertise om het bedrijf te laten groeien in zijn operationele activiteiten of om jou bij te staan in innovatieprojecten. Denk bijvoorbeeld aan het internationaliseren van een nieuw product of dienst, het professionaliseren van de functioneringsgesprekken of het digitaliseren van de dienstverlening.

Waarom wordt er hiervoor geen externe hulp ingeroepen?

Het idee “Wat ik zelf doe, doe ik meestal beter” is een van de belemmerende factoren. Dit duidt op de vrees dat een oplossing die niet zelf werd bedacht, minder goed is. Jij kent jouw organisatie het beste en je twijfelt of een externe partij de noden van jouw bedrijf juist kan inschatten. Ook de vrees dat de kennis en knowhow van jouw bedrijf wordt doorgegeven aan een ander (concurrerend) bedrijf speelt zeker een rol.

Tot slot vraagt het aanspreken van een expert niet enkel moed om toe te geven dat je zelf niet alle kennis in huis maar het vraagt ook openheid om mee te denken in disciplines waar jij minder thuis in bent. Nochtans, als zaakvoerder weet je heel goed wát er moet gebeuren. Het ontbreekt jou enkel aan kennis omtrent hoe de taak uit te voeren.

“Durf eens de bestaande en bewezen aanpak van een rot in het vak te exploreren”.

Hoe begin je eraan?

Er zijn verschillende zaken die je kan doen om maximale meerwaarde te halen uit de expertise die je binnenbrengt én waarbij je toch de controle bewaart.

De juiste vragen. In eerste instantie dien je jouw hulpvraag duidelijk af te bakenen: stel de juiste vragen en specifieer het gewenste resultaat.

Haast en spoed is zelden goed. Neem de tijd om de externe professional te vinden. Het is belangrijk dat het klikt, zowel inhoudelijk als op menselijk vlak. Mensen doen immers zaken met mensen. Jouw intuïtie is daarin een goede raadgever. Ga na of de externe expert in staat is om jouw bedrijf te begrijpen en een taal spreekt die jij en de andere leden van de organisatie verstaan.

Zoek niet enkel lokaal en/of binnen de eigen sector. Een valkuil waar we dikwijls inlopen is dat we lokaal zoeken. We vragen aan collega-ondernemers met wie zij in het verleden samenwerkten. De visvijver is echter een stuk groter. Probeer dus eens het omgekeerde en bevraag verschillende externe partijen.

Vraag hen naar referenties, bekijk projecten die zij al tot een goed einde brachten en in welke sectoren zij al actief waren. Bemerk wel dat referenties in dezelfde sector niet per se een must zijn. Soms leer je meer van experts die in andere sectoren hun kennis en kunde opbouwden.

De overdracht. Plan voldoende overlegmomenten in zodra de expert bij jou aan de slag gaat. Het is belangrijk om voor ogen te houden dat de opdracht een tijdelijke opdracht is. Zo niet, is het interessanter om iemand in dienst te nemen. Bespreek daarom op voorhand hoe de overdracht zal gebeuren tijdens en op het einde van de opdracht. Zorg ervoor dat de ingebrachte kennis in de organisatie blijft. De expert zette namelijk iets op poten, nu is het belangrijk dat het bedrijf hiermee verder aan de slag gaat.

Vertrouwelijkheid. Aarzel niet om een vertrouwelijkheidsovereenkomst te ondertekenen. Je benadrukt op deze manier expliciet het belang van geheimhouding ten aanzien van derden.

Veel succes!