De blinde vlek van timemanagement

Time-blocking, Pomodoro of de 3-3-3-methode: in het land van productiviteit is timemanagement nog altijd koning. Maar is het wel zo onfeilbaar? Het ene uur is het andere niet. Wie vastzit, wint meer met energiemanagement.

“Het leven is geen sprint, maar een marathon”, “Beyoncé en Obama hebben net zoveel uren in een dag als jij”, “beheer je tijd, anders beheert je tijd jou”. Heb je als ondernemer soms het gevoel dat je de dingen niet gedaan krijgt? Dan is timemanagement de klassieke oplossing. Beheer je tijd slim, dan krijg je opnieuw grip (en meer gedaan), zo luidt het credo, al dan niet geholpen door een reeks inspirational quotes.

Technieken als pomodoro (werken in blokken van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten) of timeboxing (specifieke tijdsblokken inplannen in jouw agenda) hebben nog steeds hun waarde, maar ze lossen niet alles op. Voor wie het gevoel heeft vast te zitten of voor wie zich moe voelt, zal timemanagement weinig soelaas bieden. Want hoewel we (ook Beyoncé en Obama) 24 uur in een dag hebben, zijn die uren niet gelijk. De kans is groot dat je meer gedaan krijgt op een zonnige maandagochtend na een deugddoend weekend dan in de laatste drie werkuren op een vrijdag na een uitputtende week.

Energiemanagement gaat precies daarover: niet de vraag “hoe deel ik mijn tijd efficiënt in”, maar “wanneer heb ik het meest energie en hoe gebruik ik die slim?”

Indrukwekkende studie

In 2007 verscheen in de Harvard Business Review een studie van The Energy Project, een Amerikaans consultancybedrijf dat werkt rond energiemanagement. De opzet was eenvoudig: kunnen we de prestaties van werknemers beïnvloeden door hun persoonlijke energie te maximaliseren, liever dan hun werktijd te verlengen? De onderzoekers deden de test bij 106 medewerkers van een lokale bank. De medewerkers namen deel aan een energieprogramma, waarin ze op geregelde momenten pauze namen, gezonde slaapgewoontes opnamen, sportten en hulp kregen om meer gefocust te werken. Hun prestaties werden vergeleken met die van een controlegroep.

De resultaten waren indrukwekkend. Deelnemers haalden noemenswaardig meer inkomsten binnen uit leningen en spaargelden dan de controlegroep. Bovendien rapporteerden ze meer betrokkenheid, betere relaties met klanten en hogere persoonlijke tevredenheid. Interessant, zeker omdat het energieprogramma van de onderzoekers, dat zich focust op vier dimensies (fysiek, mentaal, emotioneel, spiritueel), zich gemakkelijk laat vertalen naar ondernemers.

Wanneer heb ik het meeste energie?

Hoe ziet energiemanagement eruit in de praktijk? Welke vragen en acties zorgen ervoor dat je meer gedaan krijgt? Een snelcursus:

• Fysieke energie: Fysieke energie draait om je lichamelijke brandstof. Het is eenvoudig: om creatief en productief te zijn, heb je een uitgerust, gevoed en gezond lichaam nodig. Fysieke energie maximaliseren doe je door een gezond ritme aan te houden (bijvoorbeeld elke dag op hetzelfde uur gaan slapen), voedzaam te eten en regelmatig te bewegen.
• Mentale energie: Met mentale energie doelen we op jouw mogelijkheid om te focussen. Mentale energie maximaliseren gaat over het wegnemen van afleiding (je gsm wegleggen bijvoorbeeld), maar ook om persoonlijk inzicht wanneer die mentale energie piekt bij jou. Ben je een ochtendmens? Of kan je je beter concentreren ‘s avonds? Heb je dagen in de week waarop je met meer zin en energie in jouw werk duikt? Plan creatieve en complexe taken op die momenten.
• Emotionele energie: Je kan nog zo fris zijn opgestaan, na een vervelende file-ochtend kom je gefrustreerd aan op je werk. Emotionele energie – gevoelens van frustratie, maar ook inspiratie of dankbaarheid- bepaalt net zo goed jouw productiviteit als fysieke energie. Maar ook emoties kan je managen. Hangt de vervelende spits nog in jouw kleren? Adem enkele keren bewust in en uit, haal een koffie of zoek bewust een goedgeluimde collega op voor een korte babbel.
• Spirituele energie: Spirituele energie gaat over de eenvoudige, maar belangrijke vraag: waarom? Als je het gevoel hebt dat wat je aan het doen bent belangrijk is of bijdraagt aan jouw doel, dan kom je veel vlotter in beweging dan wanneer je voor een (schijnbaar) saai en nutteloos taakje staat. Soms volstaat het om voor jezelf die ‘waarom’ nog even helder te krijgen (een goede boekhouding is ook een stap in een groeiproces), andere keren vraagt het een moeilijke keuze. Een klant laten vallen of kiezen voor een atypische ondernemingsstrategie vraagt moed, maar de gewonnen energie weegt altijd op tegen het tijdelijke ongemak.

Goedgemikte lunch

De goeroe’s van timemanagement hebben gelijk: er zitten maar 24 uur in een dag. Maar waar tijd een gegeven is, is energie hernieuwbaar. Sta je voor een moeilijke dag? Dan kan een ochtendloopje, een goedgemikte lunch met een fijne collega of een inspirerend artikel lezen net de juiste energiedosis toevoegen om de extra mijl te lopen. Daar heb je zelfs geen chronometer voor nodig.